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Sistema di gestione della sicurezza e misure anti-Covid

Un sistema di gestione della sicurezza secondo ISO 45001:2018 può supportare un’azienda nella predisposizione degli accorgimenti resi necessari dalla pandemia di COVID-19 che stiamo vivendo? Quello che vediamo ci dice che dovremo abituarci a convivere con l’epidemia ancora a lungo. Sebbene abbiamo riaperto le nostre attività sulla spinta più dell’entusiasmo, della frustrazione, solo chi saprà dotarsi di una organizzazione efficace e bilanciata nel lungo termine potrà sopravvivere.

Sistema di gestione della sicurezza sul lavoro e nuovi scenari

Un sistema di gestione è la rappresentazione formale di come strutturare una azienda per raggiungere particolari obiettivi prefissati.

La norma ISO 45001:2018 descrive lo standard realizzato dalla International Organization for Standardization, ISO, per i sistemi di gestione della sicurezza. Qual’è l’utilità che deriva dal rispetto di questo standard in relazione agli accorgimenti resi necessari dalla pandemia di COVID-19 che stiamo vivendo? Vediamolo insieme.

Le caratteristiche dello standard: i cambiamenti nei fattori interni ed esterni

I processi dello standard ISO 45001:2018 possono supportare un’azienda, nel cambiamento dei suoi metodi e dei suoi processi?

Fare ripartire il ciclo PDCA dal Plan, è un passo che, di solito, segna la conclusione di un ciclo di Deming. Nonché la partenza di uno nuovo. Nulla però impedisce possa essere utilizzato per una nuova pianificazione delle attività, in conseguenza di un evento epocale quale quello che stiamo vivendo.

In questo caso, l’argomento principale da valutare può essere elencato nella lista del contenuto di un riesame della direzione tipico. Cioè i cambiamenti nei fattori interni ed esterni che sono pertinenti al sistema di gestione per la SSL.

Quindi si torna al requisito relativo al contesto. Quando il sistema di gestione è stato progettato e implementato per la prima volta, probabilmente le attività che sono state eseguite per soddisfare il requisito sono state registrate, anche se lo standard non lo ritiene necessario. È il momento di andare a riprendere queste note per valutare quale scostamento si sia prodotto in questi mesi, a causa dell’epidemia.

I cambiamenti nel contesto e la loro analisi

E’ infatti verosimile che possiamo verificare differenze nella maggior parte dei fattori interni che vengono elencati.

In particolare, è possibile che siano mutate le politiche. Nonché gli obiettivi e le strategie attuate per realizzarli. Questo perché indubbiamente un nuovo obiettivo è la capacità di sopravvivere dell’azienda alla pandemia.

Questa condizione, però, avrà danneggiato gravemente la capacità di perseguire i propri obiettivi. Ciò perché necessariamente le misure di prevenzione e protezione che è stato necessario implementare, porteranno alla riduzione della capacità produttiva ed a un crollo di produttività, almeno nel breve termine.

Di seguito, la gestione dell’informazione ha mostrato ancora una volta di essere un aspetto critico nella gestione delle nostre realtà. Infatti per individuare le modalità per il controllo del contagio da implementare in azienda, quindi dall’esterno verso l’interno, così come per rendere consapevoli i lavoratori delle nuove modalità con le quali svolgere il lavoro. Quindi la comunicazione interna.

Il contesto da valutare nell’ambito del sistema di gestione

Probabilmente le misure di prevenzione e protezione renderanno necessaria l’introduzione di nuovi strumenti o servizi. Nonché la modifica a locali e attrezzature e alla forma delle prestazioni lavorative. Ancora, i contratti, gli appalti, le forniture, l’orario di lavoro, inclusi i turni e le condizioni lavorative.

Tutto questo modificherà, anzi, ha già modificato le relazioni con i lavoratori, le loro percezioni e i loro valori e la cultura dell’organizzazione. Analogamente, per quanto riguarda i fattori esterni, la condizione di epidemia ha già modificato profondamente l’ambiente culturale e, magari, il mercato.

Ciò a seconda delle caratteristiche delle varie aziende in ciascuno dei livelli internazionale, nazionale, regionale e locale esse sviluppino i loro processi di business. La crisi economica che stiamo già percependo è verosimile abbia come conseguenza lo stravolgimento del mercato di riferimento precrisi.

Ciò con la comparsa di vecchi partner e concorrenti e la venuta alla ribalta di nuovi. Così come la comparsa di nuove professioni, figure preposte alla gestione e al controllo delle contromisure tecniche e organizzative contro il contagio.

Tutto questo porterà a modifiche rilevanti dei fattori chiave e delle tendenze per il settore di business e delle relazioni con le parti interessate interne e loro percezioni e valori.

All’interno dell’organizzazione: il SGS

Sarà interessante anche andare ad aggiornare la valutazione del requisito 4.2 della norma. Cioè comprendere le esigenze e le aspettative dei lavoratori e delle altre parti interessate.

Probabilmente, a seconda della dimensione dell’azienda. Nonché della sua rilevanza territoriale e di quella dei partner. Nuove parti interessate potrebbero essere individuate come, ad esempio, i servizi locali di gestione delle emergenze sanitarie e quelli per i trasporti, con nuove esigenze e aspettative da soddisfare.

Sulla base di queste nuove considerazioni, occorrerà valutare la possibilità di rivedere il perimetro di applicazione del sistema di gestione per la salute e la sicurezza. Il tutto per introdurre nuovi processi quali, ad esempio, la gestione dei trasporti casa-lavoro.

Questa base renderà possibile ridisegnare i processi del sistema di gestione, per adeguarlo alle nuove condizioni in cui l’organizzazione si troverà a lavorare. Ancora, alla conferma o alla ridefinizione della dichiarazione della politica.

Dovranno seguire la definizione dei nuovi ruoli, responsabilità e autorità per la gestione del sistema e i nuovi requisiti per l’esercizio della leadership nell’azienda.

Il sistema di gestione secondo UNI 45001 ed il Protocollo anti-Covid

Una opportunità da cogliere è senz’altro quella suggerita dal Protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro del 24 aprile 2020.

Esso prevede la costituzione di un comitato in azienda, con la presenza dei rappresentanti dei lavoratori, medico competente ed RSPP. Inoltre è consigliabile aggiungere un rappresentante del top management di alto livello. Questo per attuare un effettivo coinvolgimento dei lavoratori e delle altre parti interessate.

L’obiettivo è quello di renderli consapevoli della situazione e dell’azione dell’azienda, in supporto al requisito 5.4 consultazione partecipazione dei lavoratori.

Dal momento che è improbabile, o forse è anche solo poco prudente, pensare di implementare le misure per la protezione anti-COVID-19 in una sola soluzione.

Tuttavia è verosimile che la loro applicazione avvenga per gradi, a mano a mano che la conoscenza del problema sarà approfondita e diventeranno disponibili nuove soluzioni tecniche e organizzative.

E’ consigliabile che questa attività sia organizzata come un piano di miglioramento (req. 6.2). In questo modo sarà più agevole valutarne i rischi e le opportunità (req. 6.1) e determinare quale sarà il supporto da fornire (req. 7).

La high level structure

Lo standard ISO 45001:2018 rispetta la High Level Structure. Cioè quel quadro comune per la redazione degli standard sui sistemi di gestione, qualsiasi argomento essi trattino, che la International Organization for Standardization ISO ha definito per facilitare l’adozione di più sistemi di gestione.

Ciò con l’obiettivo di gestire diversi aspetti operativi delle organizzazioni, in modo integrato, senza doppioni e sovrapposizioni. L’adozione della valutazione del contesto dell’organizzazione come elemento fondativo della progettazione secondo la HLS ha causato però anche un curioso fenomeno di reciprocità.

E’ più facile integrare i sistemi di gestione. Questi però in qualche modo richiamano l’integrazione dei diversi aspetti dell’attività dell’organizzazione in una sola veduta complessiva. Così, le considerazioni che sono state accennate sopra, con poca immaginazione possono essere estese alla capacità dell’organizzazione di produrre beni e servizi con la soddisfazione dei relativi clienti.

Obiettivo questo dei sistemi di gestione della qualità. Nonché a quella di mantenere le funzioni essenziali in caso di eventi disastrosi, come è ragionevole considerare quello che stiamo affrontando. Lo standard ISO 22301:2019 Security and resilience — Business continuity management systems — Requirements, viene in aiuto, definendo i criteri per l’implementazione di un sistema di gestione per la continuità aziendale.